ur USU rapport nr 18
Ulla Myhrman:
Uppsala Senioruniversitet har under sina 35 verksamhetsår växt till både medlemsomfång och programinnehåll. Många seniorer tar vara på möjligheten att bredda och fördjupa sina intresseområden inom det programutbud som erbjuds, och åtskilliga medlemmar har vittnat om den stimulans och glädje som senioruniversitetets verksamhet innebär för dem.
Vid ingången av år 2010 hade Uppsala Senioruniversitet (USU) 2 058 medlemmar, och vid utgången av 2013 fanns 2 826 medlemmar registrerade. Under 2014 beräknas ökningen bli närmare 300 medlemmar. Det här innebär en tillväxt under femårsperioden med i genomsnitt cirka 9 procent per år. Ökningstakten har accelererat under de senare åren av perioden, och detta kan förväntas fortsätta.
Datoriserat föreningsarkiv
Den relativt stora tillväxten av medlemmar kombinerat med att hela organisationen bygger på ideellt arbete hos alla funktionärer har inneburit att det varit nödvändigt att se över arbetsrutiner för styrelse och sekretariat. Under de gångna fem åren har därför en rad beslut fattats för att rationalisera och säkerställa att verksamheten genomförs på ett ansvarsfullt sätt.
För styrelsens del har en arbetsordning införts som ett styrmedel för verksamheten. Ett datoriserat föreningsarkiv har upprättats, och det har blivit möjligt att göra massutskick med e-post till medlemmarna. Verksamhetens beroende av de administrativa systemens funktion och tillförlitlighet har lett till att en sårbarhetsanalys har genomförts med syfte att undersöka om det finns rimlig möjlighet att fortsätta verksamheten utan alltför stora problem även om ”olyckshändelser” av olika slag skulle inträffa. Analysen resulterade i ett åtgärdspaket som ledde till nya datorinvesteringar och delvis ändrade arbetsrutiner under år 2012. Våren 2013 började ett system för automatisk backup-tagning att användas så att alla data lagras på en server som finns på annan plats.
Anmälningar och ekonomihantering
Uppsala Senioruniversitet omsätter i dag mer än tre miljoner kronor per år. Det är angeläget att den relativt omfattande ekonomihanteringen genomförs på ett ansvarsfullt och korrekt sätt. Styrelsen har därför under verksamhetsåret 2010 fattat beslut om en attestordning och en arbetsordning för registrering och kontroll av intäkter. Dessa dokument ska revideras årligen.
Det ökande medlemsantalet och medlemmarnas relativt höga aktivitetsgrad har gjort det nödvändigt att införa biljetter för deltagande i föreläsningar för att garantera plats till alla som blivit antagna. Under 2011 infördes rutiner på sekretariatet för detta. Styrelsen fattade under våren 2014 också beslut om att införa medlemskort för tillträde till de mycket välbesökta tisdagsföreläsningarna.
Systemet för anmälan till serier och cirklar är utformat så att medlemmarna betalar in avgiften för de aktiviteter som man vill delta i. Dessa betalningar registreras i dag manuellt i senioruniversitetets datasystem. Efter hand som antalet medlemmar och aktiviteter har ökat har belastningen på sekretariatet ökat. I dag är gränsen i det närmaste nådd för vad man hinner med att hantera. Ett mera automatiserat system bör därför införas, och arbete pågår för närvarande för att testa olika system. Anmälningar ska kunna ske via webbplatsen, betalningar ska kunna ske på ett sätt som gör att de automatiskt registreras i datasystemet, och fakturor ska kunna skickas via Internet. För medlemmar som saknar datorer kommer särskilda lösningar att tas fram. Ett nytt system beräknas vara i drift under våren 2015.
Mallar och logotyp
Under år 2012 fastställdes nya dokumentmallar för Uppsala Senioruniversitet. De nya mallarna uppfyller viktiga läsbarhetskrav på webben men också på papper. De standardiserade dokument som har tagits fram gäller externa brev (med adressförteckning längst ned) och interna dokument, beslut eller minnesanteckningar. I de nya dokumenten finns givna platser för logotyp, ärende, bilaga, rubrik och adress.
Under våren 2014 har diskussioner förts i styrelsen om att utreda förutsättningarna för att skapa en justerad logotyp som med en tidlös form ska uttrycka identiteten hos ett modernt senioruniversitet.
Teknikutveckling
Antalet serier och cirklar har med växande medlemsantal ökat i omfattning, medan antalet tisdagsföreläsningar ligger kvar på samma nivå. Dessa aktiviteter beskrivs på annan plats i rapporten. Här ska bara nämnas det stöd som föreläsare och cirkelledare får vid genomförandet av verksamheten.
Senioruniversitetet använder för sina föreläsningar en rad olika lokaler med olika teknisk utrustning. En för ändamålet utbildad teknisk assistent biträder föreläsarna vid alla föreläsningstillfällen, något som ofta är en förutsättning för att föreläsningen ska kunna genomföras på ett bra sätt. Även vissa cirkelledare får sådant stöd i sin undervisning.
Teknikutvecklingen påverkar i hög grad även det pedagogiska genomförandet av cirkelverksamheten. Senioruniversitetet har därför gjort det möjligt för cirkelledare att låna en dator för att kunna utnyttja teknikens nya möjligheter i sin undervisning. För närvarande har fem lärare utnyttjat erbjudandet. Webbplatsen har också utvecklats så att lärarna har möjlighet att lägga ut kursmaterial till sina cirkeldeltagare. Det utnyttjas flitigt av bland annat cirkeln ”Sjung ut! Körsång med Goldsingers”.
Teknikutvecklingen gör att många möjligheter öppnas för förändringsinsatser. Senioruniversitetets webbplats har omarbetats och responsive design har införts för att hemsidan ska se bra ut oavsett vilket ”surfverktyg” man använder. I och med övergången till det nya systemet har webbplatsen fått bättre utformning och modernare utseende.
Framtidsvision
Senioruniversitetets framtida utveckling har under femårsperioden stått i fokus för många diskussioner. Både verksamhetens innehåll och senioruniversitetets målgrupp har analyserats, liksom de värderingsförändringar hos medlemmarna och de samhällsförändringar som planeringen av verksamheten måste ta hänsyn till. En av styrelsen tillsatt arbetsgrupp arbetade under år 2011 med uppdraget att lämna ett förslag till en framtidsvision. För att fånga upp medlemssynpunkter och få idéer till förbättringar gjordes intervjuer med ett sextiotal personer.
Intervjuerna och visionsgruppens egna ställningstaganden resulterade i överväganden och förslag som sedan har fastställts av styrelsen. Verksamheten ska även i fortsättningen karaktäriseras av hög kvalitet i både innehåll och genomförande. Det innebär att lärare och föreläsare ska ha goda ämneskunskaper och god pedagogisk kompetens, och att det ska erbjudas ett genomtänkt kursinnehåll, bra lokaler, väl funge- rande utrustning och god administration. Programutbudet i form av föreläsningar, cirklar, resor och studiebesök ska bibehållas. Med hänsyn till den demografiska utvecklingen beräknas en viss ökning av medlemsantalet ske. Inga rekryteringskampanjer ska genomföras, men det ska vidtas åtgärder för att vidga den krets som senioruniversitetet rekryterar sina medlemmar från. Det ska ske genom att öka rekryteringen av personer med olika kulturell bakgrund och genom att sprida information om att programutbudet är tillgängligt för alla oberoende av tidigare utbildningsnivå.
Lokaler
Lokalfrågan har med ett växande senioruniversitet blivit allt mer komplicerad. Lokaler måste hyras på en rad håll, och inom flera organisationer som kan tillhandahålla lokaler prioriterar man givetvis den egna verksamheten. Senioruniversitetet måste då anpassa sig till rådande förhållanden vilket ibland innebär problem.
Tisdagsföreläsningarna har ofta överfulla lokaler och det är oklart hur frågan ska lösas. Vissa föreläsningsserier har kunnat dubbleras och önskemål från medlemmarna därmed kunnat tillgodoses.
Många funktionärer
Den omfattande verksamheten inom USU kräver engagemang av många funktionärer. Drygt 80 funktionärer är engagerade i planering och administration av verksamheten. Samtliga arbetar ideellt. Vid sidan av styrelsen är de organiserade i ett sekretariat och åtta arbetsgrupper: Tisdagsföreläsningar, Serier och cirklar, Resor, Internationell verksamhet, Rapportserien, WebbIT, AV-teknik samt Medlemsbladet. En förteckning över alla medlemmar i styrelse, sekretariat och arbetsgrupper finns i bilaga 2 i rapporten.
För sekretariatet har den växande organisationen inneburit att allt fler funktionärer har behövt engageras. De lokaler man haft till sitt förfogande har då blivit för små. Folkuniversitetets flytt till Bergsbrunnagatan, dit sekretariatet också flyttade, öppnade möjligheten att få disponera större lokaler med bättre teknisk utrustning, och därmed bättre möjligheter att genomföra alla de uppgifter som det ansvarar för: att hålla den dagliga kontakten med medlemmarna via telefon och e-post, att ta emot och registrera medlemsanmälningar och inbetalningar till cirklar, föreläsningsserier, resor och utflykter, sköta diariet, ta hand om fakturor och hjälpa andra funktionärer och lärare med kopiering, utskick och lokalbokningar.
Flera funktionärer inom sekretariatet har dessutom specialuppgifter. Några av sekretariatets funktionärer ingår i arbetsgruppen för resor och studiebesök, deltar i planeringen och sköter huvuddelen av administration kring sådana arrangemang. Andra av sekretariatets funktionärer ansvarar för att det datoriserade föreningsarkivet hålls aktuellt. Studieledarna, som också är knutna till sekretariatet, sköter administrationen av föreläsningsserier och studiecirklar såsom schemaläggning, lokalbokning, kontakt med lärare och serieansvariga, samt färdigställande av programbladet.
Medlemmarna på sekretariatet år 2014, från vänster Margareta Ingemarsson, Malin Åkerblom, Bertil Eriksson, Kristina Lennervall, Caare Smith, Elisabeth Sellin Linde, Amelie Hjelmstedt, Leif Lundberg, Gudrun Bäckström, Per Wallentinsson, Ingrid Åberg, Jeanette Backman, Mia Virving och Agneta Åhlin. Foto Olof Wallenius
Vårkollegium och höstsamråd
Det är viktigt att alla cirkelledare och funktionärer som är verksamma inom organisationen får möjlighet att vid något tillfälle varje år samlas, lära känna varandra och diskutera helheten. Detta görs vid två tillfällen varje år. Alla cirkelledare samlas till ett obligatoriskt vårkollegium och alla funktionärer samlas varje höst till ett höstsamråd. Vid båda dessa tillfällen tas frågor upp som har övergripande intresse för verksamhetens innehåll och genomförande. En närmare redovisning av vårkollegiet ges på sidan 28. Här ska endast några ord nämnas om de gångna årens höstsamråd.
Vid höstsamrådet 2010 ägnades större delen av dagen åt att fundera över senioruniversitetets framtid både med hänsyn tagen till våra målgrupper och till kraven på vår framtida organisation. Dagen inleddes med en omvärldsanalys som gav en bild av vad forskningen säger om värderingsförändringar i Sverige under 25 år. Med detta som grund fördes sedan gruppdiskussioner om vad detta kunde innebära för den framtida planeringen. Höstsamrådet 2011 ägnades åt diskussioner om utveckling av webbplatsen, internationellt samarbete och frågan om hur de förslag som presenterades i visionsrapporten skulle realiseras.
Höstsamråden 2012 och 2013 hade samarbete och samspel som övergripande teman. För 2012 gällde det samarbete mellan alla arbetsgrupper och sekretariatet för att på bästa sätt tillgodose medlemmarnas intressen. Under 2013 gällde temat samspel med medlemmarna. Den nya webbplatsen och bildarkivet presenterades liksom Medlemsbladet.
Externa kontakter
Uppsala Senioruniversitet har haft externa kontakter såväl lokalt och nationellt som internationellt. Samarbetet med Folkuniversitetet redovisas på annan plats i rapporten liksom det internationella samarbetet. USU har också under de gångna åren varit medlem i Uppsala Pensionärsföreningars Samarbetsråd (UPS) och där haft två medlemmar i styrelsen. USU har även deltagit med informationsverk- samhet vid den seniormässa som årligen anordnas i Uppsala. Kontakter med övriga svenska senioruniversitet har upprätthållits genom deltagande i årliga gemensamma konferenser men också genom studiebesök på olika orter för att informeras och lära av andra.
Som en stimulans för USU:s medlemmar att ytterligare fördjupa eller bredda sina egna studier har två stipendier inrättats: Senioruniversitetets stipendium om 10 000 kr och Folkuniversitetets Gåvostipendium om 8 500 kr. Dessa stipendier har efter ansökan årligen utdelats till aktiva deltagare i serier och cirklar.
Sammanfattningsvis skulle man kunna beteckna de gångna fem åren som i hög utsträckning inriktade på utvecklingsfrågor av olika slag när det gäller både verksamhetens innehåll och dess organisation.
Ulla Myhrman var ordförande i Uppsala Senioruniversitet åren 2010–2013 och satt i styrelsen 2010-2017. Hon var med i USU:s Visionsgrupp som år 2011 tog fram rapporten ”Uppsala Senioruniversitet – en framåtblick”.